Abschreibung buchen: AfA in der Buchhaltung Schritt für Schritt

1. Anlagenverzeichnis führen

Jedes Wirtschaftsgut, das Sie über mehrere Jahre abschreiben, braucht eine eigene Zeile in einem Anlagenverzeichnis. Daraus ergibt sich jedes Jahr die Abschreibung, und Sie sehen den Restwert, wenn Sie das Gut verkaufen oder entsorgen. Pro Wirtschaftsgut halten Sie fest:

• Bezeichnung und Belegnummer der Rechnung
• Datum der Anschaffung (Lieferung) und Anschaffungskosten
• Nutzungsdauer und Abschreibungsmethode (linear, degressiv, GWG, Sammelposten)
• AfA des laufenden Jahres und Restbuchwert zum Jahresende
• später: Datum und Erlös bei Verkauf oder Ausscheiden

Auch sofort abgesetzte geringwertige Wirtschaftsgüter über 250 € müssen in einem laufenden Verzeichnis mit Datum und Kosten stehen, wenn sich diese Angaben nicht schon aus der Buchführung ergeben (§ 6 Abs. 2 EStG). Computer und Software, die Sie mit einer Nutzungsdauer von 1 Jahr abschreiben, gehören ebenfalls ins Verzeichnis; das ist keine Sofortabschreibung.

2. Anschaffungskosten ermitteln

Abgeschrieben werden die Anschaffungskosten. Dazu gehören der Kaufpreis und die Nebenkosten, die nötig sind, um das Gut zu nutzen, etwa Lieferung und Montage. Rabatte und Skonto mindern die Anschaffungskosten.

Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, rechnet mit dem Nettobetrag. Ohne Vorsteuerabzug, zum Beispiel als Kleinunternehmer, gehört die Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten. Für die Grenzen bei GWG und Sammelposten zählt aber immer der Betrag ohne Vorsteuer.

3. Nutzungsdauer aus der AfA-Tabelle

Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer steht in den amtlichen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Für die meisten Anschaffungen gilt die AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter; die Suche auf der Startseite und die Liste von A bis Z zeigen den Wert je Anlagegut mit Fundstelle. Büromöbel etwa: 13 Jahre (Fundstelle 6.15).

Die Nutzungsdauer in den AfA-Tabellen ist ein Anhaltspunkt für einen Betrieb unter üblichen Bedingungen. Eine glaubhaft gemachte kürzere Nutzungsdauer darf angesetzt werden. Steht ein Anlagegut in der AV-Tabelle und in einer Branchentabelle, gilt für Betriebe dieser Branche der Wert der Branchentabelle. Die AV-Tabelle gilt branchenunabhängig. Für Computer und Software kann nach dem BMF-Schreiben vom 22.02.2022 eine Nutzungsdauer von 1 Jahr angesetzt werden (was dazu zählt).

5. Lineare AfA monatsgenau berechnen

Die jährliche AfA ist: Anschaffungs- oder Herstellungskosten / betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (§ 7 Abs. 1 Satz 1 und 2 EStG). Im Jahr der Anschaffung wird sie für jeden vollen Monat vor dem Anschaffungsmonat um ein Zwölftel gekürzt (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG). Der Anschaffungsmonat zählt also mit. Was im ersten Jahr fehlt, wird im Jahr nach dem Ende der Nutzungsdauer nachgeholt.

Beispiel: Büromöbel für 2.600 € netto, angeschafft im September. Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle 13 Jahre, also 2.600 € / 13 = 200 € im Jahr. Im Anschaffungsjahr zählen 4 Monate (September bis Dezember): 200 € × 4/12 = 66,67 €.

Ausnahmen von der Zwölftelung: Computerhardware und Software mit 1 Jahr Nutzungsdauer dürfen im Anschaffungsjahr voll abgeschrieben werden, Elektrofahrzeuge nach § 7 Abs. 2a EStG ebenfalls ohne Kürzung. Der Sammelposten wird immer mit vollen Fünfteln aufgelöst.

7. In EÜR oder Bilanz ausweisen

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

In der Anlage EÜR tragen Sie die AfA, die Sofortabschreibung der GWG und die Auflösung des Sammelpostens als Betriebsausgaben ein. Dazu kommt die Anlage AVEÜR: Sie listet das Anlagevermögen mit Anschaffungskosten, Buchwert zu Beginn des Jahres, Zugängen, Abschreibungen, Abgängen und Buchwert am Jahresende. Die Werte kommen direkt aus Ihrem Anlagenverzeichnis.

Bilanz

Wer bilanziert, weist die Anlagegüter mit dem Restbuchwert auf der Aktivseite unter dem Anlagevermögen aus. Die Abschreibungen des Jahres stehen in der Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand.